Meetings Policy

UI: Meetings Policy (BETA) / Política de Reuniones
Título de la página: Project meeting policy
Deep link: ?settings=project&section=project-meetings-policy
Audiencia: Admins / gestores de proyecto con acceso a Project Settings
Nota: Sección BETA. El deep link usa el id del modal; puede que todavía no esté en la whitelist de VALID_SECTIONS_BY_SCOPE — abrir vía barra lateral Meetings Policy (BETA) si el parámetro de consulta no abre.

Para qué sirve

Define la política de Meeting Intelligence del proyecto: transcripción, grabación, consentimiento, modo Recall.ai, email de captura, destino de los elementos de acción, instrucciones de AI, retención y plantilla de actas.

Relevancia

Sin una política clara, los bots y las transcripciones pueden ejecutarse sin consentimiento o aplicar decisiones sin revisión humana. La aplicación automática se desactiva por defecto hasta que alguien la active explícitamente.

Ejemplo de uso

El BIM manager activa Transcription enabled y Recording allowed, deja Auto-apply enabled desactivado, elige Recall recording mode = Capture email, activa Project capture email, copia la dirección mi-…@meet.bimworkplace.com en las invitaciones de Outlook, define Action items destination = Management tasks, y guarda con Save.

Quién puede usarlo

Usuarios con permiso para editar Project Settings en este proyecto. Sin un proyecto seleccionado, la sección solicita seleccionar uno.

Anatomía de la pantalla

• Modal Project Settings (pantalla completa).
• Barra lateral izquierda: secciones del proyecto; elemento activo Meetings Policy (BETA).
• Área principal: encabezado Project meeting policy + descripción.
• Barra en línea Changes + botón Save.
• Tarjeta con toggles, desplegables, email de captura, AI instructions, retención y plantilla de actas.
• Estados: cargando; alerta si la política no está disponible (404).

Opciones y campos

Barra de herramientas

Control	Función
Changes	Indicador de que hay cambios por guardar
Save	Guarda la política en el proyecto; desactivado si no hay estado modificado o mientras se guarda

Toggles

Control	Función
Transcription enabled	Permite capturar o cargar transcripciones
Recording allowed	Permite grabaciones del proveedor cuando el consentimiento y la política lo permiten
Auto-apply enabled	Aplica automáticamente sugerencias/actas; mantener desactivado — la revisión humana es el camino seguro
Require explicit consent	Requiere el consentimiento de los participantes antes de procesar el contenido de la reunión
Project capture email	Asigna una dirección de invitación dedicada a este proyecto en el buzón compartido de captura

Email de captura

Control	Función
Capture email address	Muestra el alias (ej. mi-…@meet.bimworkplace.com) después de provisionado
Texto de ayuda	El alias se añade al buzón compartido al guardar; invitar en Google Calendar o Outlook; BWP crea la reunión cuando Microsoft Graph ingiere la invitación
Mensaje pendiente	Si el toggle está activado pero aún no hay dirección: Save the policy to provision the capture email address.

Desplegables

Control	Valores (EN)	Función
Recall recording mode	Disabled · Manual (schedule per meeting) · Automatic (on calendar sync) · Capture email (invite project address)	Cómo/cuándo se programa el bot Recall
Action items destination	Management tasks · Coordination topics · Tasks and topics	Adónde van los elementos de acción aplicados
Preferred transcript source	Manual · Microsoft Teams · Google Meet · Recall.ai · Azure AI Speech	Fuente preferida de transcripción (Azure AI Speech puede tener una nota de vista previa)

Descripción del modo Recall: Manual programa el bot por reunión; Automatic solicita bots en la sincronización del calendario; Capture email programa cuando llegan invitaciones a la dirección de captura del proyecto.

AI y retención

Control	Función
AI instructions	Texto libre (máx. 4000) añadido a los prompts de AI del proyecto (sugerencias y actas). Ejemplo de marcador de posición: Always answer in Portuguese…
Retention days	Número de días de retención (1–3650)

Plantilla de actas

Control	Función
Minutes template	Secciones que el borrador de actas de AI debe producir
Customize	Pasa del predeterminado a una lista editable
Add section	Nueva sección (solo en modo personalizado)
Reset to default	Vuelve a la estructura estándar
Predeterminado en uso	Summary, Notes, Decisions, Conclusions, Next steps
Por sección: Key · Title · Type · AI instructions	Identidad y formato de la sección
Type (valores)	Paragraph · Bullet list · Decision list · Action list
Move up / Move down / Remove section	Reordenar o eliminar sección

Vacío / error

Estado	Significado
Loading…	Cargando política
Meeting policy is not available for this project.	Política no disponible (ej. 404)
Select a project to manage meetings policy.	Sin proyecto en el contexto de navegación

Cómo usar

Abrir

1. Con un proyecto abierto: avatar/menú → Project Settings, o atajo de configuración del proyecto.
2. Barra lateral: Meetings Policy (BETA).
3. Opcional: ?settings=project&section=project-meetings-policy (si el deep link está activo en tu entorno).

Configurar y guardar

1. Ajusta los toggles (transcripción, grabación, autoaplicación, consentimiento).
2. Elige Recall recording mode y, si usas Capture email, activa Project capture email → Save → copia la dirección mostrada.
3. Define Action items destination, AI instructions, Retention days.
4. Opcional: Customize en la plantilla de actas; añade/reordena secciones.
5. Elige Preferred transcript source.
6. Save en la barra Changes.

Enlaces

• Meetings — hub de reuniones / actas
• Integrations — enlaces de calendario / proveedores
• Project Info · Workplace vs Project

Consejos / errores comunes

• Deja Auto-apply enabled desactivado hasta que el equipo confíe en las sugerencias.
• Sin Save después de activar Project capture email, la dirección aún no existe (provision).
• Invita el alias de captura en los eventos; sin que Graph ingiera el buzón, la reunión no se crea.
• Toast Could not save the meeting policy → revisar permisos / red e intentar de nuevo.