Review & Approval

UI : Review & Approval / Revisão e aprovação Audience : Initiators, reviewers et approvers du projet

À quoi ça sert

Créer et exécuter des revues documentaires avec workflow (étapes, reviewers, approve/reject), alignées sur les Approval Flows.

Pertinence

Gouvernance : rien n'avance sans la bonne étape. Cela peut partir de fichiers, d'un Transmittal ou d'un Topic. Sans revues claires, le CDE ne distingue pas « en révision » de « approuvé pour utilisation ».

Exemple d'utilisation

Le gestionnaire crée une revue à partir de 3 plans, choisit le workflow Technical review → Final approval, et lance le flux. À l'étape Révision, le réviseur prend en charge l'étape (mode Single) et soumet la décision du participant. Lorsque le flux atteint l'Approbation finale, l'approbateur décide fichier par fichier. Si un fichier est REJECT, l'approbation finale est clôturée comme rejetée ; si tous sont APPROVE, l'étape se termine et les actions de conclusion (attributs / dossier de destination) sont appliquées conformément au modèle.

Qui peut l'utiliser

Initiators, reviewers et approvers ayant un rôle dans le flux (et les permissions CDE / projet correspondantes).

Anatomie de l'écran

• Listes Active reviews / Archived reviews.
• Ruban Manage / Reports / View.
• Assistant Create (Scope → … → Summary).
• Détail (feuille) : onglets Information · Fichiers · Étapes · Décisions · Historique.

Options et champs

Ruban

Groupe	Actions
Manage	Create Review · Start · Close · Send Back · Send to Initiator · Skip Step · Archive · Delete
Reports	Export CSV · Export Report PDF
View	Filters · Columns · Compare Versions

Colonnes / filtres de la liste

Status · ID · Round · Review name · Priority · Initiated by · Next action due · Created on · Files · Progress · Total steps · Current step · Workflow · Next action by · Finished on · Approved · Rejected · Actions.

Filtres : Search · Status · Priority · Initiated by · Created on · Next action due · Finished on · Total steps · Current step · Workflow.

Statuses : Draft · Active · Processing · Sent back · Returned · Closed · Archived · Cancelled. Priorities : Low · Medium · High · Critical.

Assistant Create

Étapes : Scope · Files · Workflow · Reviewers · Details · Summary.

Champ	Fonction
Scope	Documents/files · Transmittal · Topic
Approval workflow	Flux du projet (modèle)
Review name / Title · Description · Priority · Due date	Identité de la revue
Reviewer(s) & Approver(s)	Qui décide à chaque étape
Step name · Type (Sequential / Parallel / Consolidation)	Structure
Reviewer mode (Single / Group)	Un réviseur à la fois vs groupe
Rule (All must decide / Any one / Majority)	Quorum dans les étapes de groupe
Action upon completion · Copy approved files to · Update attributes when approved	Post-approbation
Linked references · Completion target folder	Références et destination
Save as draft · Create & start	Publier

Détail / onglets

Onglet	Contenu
Information	Review ID · Created by · Created · Due · Started · Closed · Progress · Round · Completion target folder · Watchers
Fichiers	Liste de fichiers ; décisions APPROVE/REJECT uniquement à l'approbation finale ; Transmit… · Ouvrir · Télécharger
Étapes	Étapes du workflow, participants, état de l'étape, Soumettre décision (étapes de révision)
Décisions	Décisions de participant + décisions par fichier (voir section ci-dessous)
Historique	Chronologie des actions (start, claim, décisions, skip, close…)

Badges d'étape : Not Started · Waiting · In Review · Completed · Skipped · Rejected. Badges de fichier : APPROVE · REJECT (et codes d'état du projet, si mappés).

Actions fréquentes dans l'en-tête du détail : Start · Close · Claim step / Prendre en charge l'étape · Download PDF · Create transmittal · menu (Skip step · Recall · Cancel…).

Transmit… dans le détail du fichier peut afficher « Transmittal is not available yet. » dans certains états — seulement après que la revue est éligible (typiquement fermée/approuvée selon les règles).

Comment fonctionne le flux d'exécution

Cette section décrit le comportement attendu dans l'application — utile pour les utilisateurs et pour le QA.

Deux types d'étape

Type d'étape	Ce que fait le réviseur	Où dans l'UI
Révision (intermédiaire)	Décide sur l'étape en tant que participant (approuver / rejeter l'étape)	Onglet Étapes (et résumé dans Décisions)
Approbation finale (Final approval)	Décide fichier par fichier (APPROVE / REJECT)	Onglet Fichiers

Une même revue peut avoir plusieurs étapes de révision et une étape d'approbation finale à la fin du modèle.

Claim step (Prendre en charge l'étape)

• N'apparaît que lorsque l'étape active est en mode Single (un réviseur à la fois).
• Sert à réserver l'étape pour vous.
• Ne « libère pas les modèles/fichiers » à aucune étape : aux étapes de Révision, le claim n'active pas APPROVE/REJECT dans l'onglet Fichiers.
• À l'Approbation finale (Single), le claim est normalement nécessaire avant que vous puissiez décider des fichiers.

Étape de Révision active

1. Ouvrez la revue → onglet Étapes.
2. Si le mode est Single → Claim step.
3. Soumettre décision du participant à cette étape.
4. Dans l'onglet Fichiers, il est normal de voir le message indiquant que vous n'avez pas la permission de décider sur ces fichiers — les décisions par fichier n'existent qu'à l'approbation finale.

Étape d'Approbation finale active

1. L'étape doit être En révision (pas « Non initiée »).
2. Si Single → Claim step.
3. Dans l'onglet Fichiers, décidez pour chaque fichier (APPROVE / REJECT), un par un ou en masse lorsque l'UI le permet.
4. Chaque décision de fichier enregistre immédiatement — il n'y a pas de brouillon + bouton « soumettre le paquet à la fin ».
5. Tant que l'étape finale est encore active, vous pouvez modifier la décision d'un fichier (redécider le même fichier).
6. Lorsque le dernier fichier reçoit une décision, le système consolide automatiquement :
   • Tous APPROVE → étape finale Terminée (et le flux continue / se clôture selon le modèle).
   • N'importe quel REJECT → étape finale Rejetée et la revue passe à l'état de retour/fermeture correspondant (Sent back / terminée rejetée dans l'UI). Il n'y a pas d'écran supplémentaire « confirmer le résultat du paquet ».

Après la clôture

• Vous ne pouvez plus modifier les décisions de fichier.
• Le message d'absence de permission dans l'onglet Fichiers est attendu.
• Le bouton Change dans l'onglet Décisions peut encore apparaître et ne fait que naviguer vers Fichiers — là, le système bloque. Cela ne signifie pas que la règle métier est erronée.

Comment lire l'onglet Décisions

Il y a deux types de décisions dans le même onglet :

1. Décisions de participant — cartes par personne/étape (étapes de type Révision), avec badge Approuvé/Rejeté.
2. Décisions par fichier — listées par fichier, avec le nom de la personne qui a décidé (approbation finale).

Important :

• Lors de l'Approbation finale, l'approbateur ne crée pas une carte de « participant Approuvé/Rejeté » dans le même style que l'étape de révision — il décide uniquement sur les fichiers. C'est pourquoi il peut sembler que la décision de l'utilisateur final « manque » dans les compteurs de participant.
• Les compteurs du haut (X approuvé(s) / Y rejeté(s)) comptent uniquement les décisions de participant, pas les APPROVE/REJECT des fichiers. Vous pouvez voir 1 approuvé / 0 rejeté en haut et avoir quand même un fichier REJECT dans la liste — comportement actuel de l'UI, ne prouve pas que le REJECT a été ignoré.

Liste de contrôle rapide (attendu)

Situation	Résultat attendu
Onglet Fichiers à l'étape Révision	Message d'absence de permission pour décider des fichiers
Claim à l'étape Révision	Réserve l'étape ; ne libère pas APPROVE/REJECT des fichiers
Entrer en Approbation finale + claim (Single)	Permet de décider des fichiers
Modifier la décision d'un fichier avant que tous ne soient décidés	Autorisé
Dernier fichier avec 1 REJECT (même avec d'autres APPROVE)	Étape finale Rejetée ; le flux se clôture sans confirmation manuelle supplémentaire
Tous les fichiers APPROVE	Étape finale terminée / avance
Après la clôture, tenter de modifier un fichier	Bloqué
Onglet Décisions : approbateur final	Apparaît dans les décisions par fichier, pas comme deuxième carte de participant de l'étape 1

Comment utiliser

Ouvrir

1. CDE → Review & Approval.
2. Ouvrez un élément dans Active reviews (ou Archived reviews).

Créer et démarrer

1. Create Review.
2. Parcourez l'assistant (Scope → Files → Workflow → Reviewers → Details → Summary).
3. Create & start (ou Save as draft puis Start).

Exécuter en tant que réviseur (étape de Révision)

1. Ouvrez le détail de la revue active.
2. Onglet Étapes → si Single, Claim step.
3. Soumettre décision du participant.
4. N'attendez pas de décider des fichiers à cette étape.

Exécuter en tant qu'approbateur final

1. Confirmez que l'étape actuelle est Aprovação final / Final approval et est En révision.
2. Si Single → Claim step.
3. Onglet Fichiers → APPROVE / REJECT par fichier.
4. Une fois le dernier fichier complété, le résultat se consolide seul (voir section ci-dessus).

Clôturer / archiver / transmettre

1. Lorsque le flux est terminé, utilisez Close / Archive selon l'état et vos permissions.
2. Create transmittal peut devenir disponible pour les revues clôturées éligibles.
3. Notifications : Project Notifications.

Liens

• Approval Flows · Document statuses · CDE Configuration · Transmittals · Topics

Conseils / erreurs courantes

• « Je ne peux pas décider des fichiers » à l'étape Révision — attendu. Uniquement à l'Approbation finale.
• Claim n'a pas débloqué les fichiers — confirmez si l'étape active est bien l'approbation finale (pas une étape de révision intermédiaire).
• J'ai approuvé 2 et rejeté 1 et le flux a été rejeté — attendu : n'importe quel REJECT à l'approbation finale rejette l'étape. Il n'y a pas de confirmation manuelle du « paquet ».
• Je voulais modifier la décision après la clôture — ce n'est possible que tant que l'approbation finale est encore active ; après la clôture, non.
• Dans l'onglet Décisions, je ne vois que l'utilisateur de l'étape 1 — l'approbateur final compte dans les décisions par fichier ; les compteurs Approuvé/Rejeté du haut ignorent les fichiers.
• Sans workflow/modèle dans le projet, Create est limité — configurez Approval Flows.
• Différent de Design RFA — RFA.
• Skip Step / Send Back / Recall modifient le parcours — utilisez avec discernement (Skip marque l'étape comme ignorée et avance).