Transmittals

Les transmittals offrent un moyen contrôlé et traçable de partager des documents depuis l'environnement CDE. Ils permettent d'envoyer des fichiers sélectionnés à des destinataires spécifiques tout en conservant un enregistrement complet de ce qui a été envoyé, quand il a été envoyé et à qui.

1.     Créer un transmittal

Vous pouvez créer un transmittal de deux manières :

a.     À partir des fichiers dans le CDE

a.     Sélectionnez les fichiers et/ou dossiers à envoyer.

b.     Cliquez sur Créer un transmittal dans le ruban Collaboration.

c.     Dans le panneau du transmittal :

                                                    i.     Saisissez un nom

                                                  ii.     Sélectionnez les destinataires

                                                 iii.     Choisissez la visibilité :

1.     Les destinataires peuvent se voir mutuellement, ou

2.     Les destinataires ne peuvent se voir qu'eux-mêmes

d.     Vérifiez les fichiers sélectionnés :

                                                    i.     Cliquez sur Sélectionner les fichiers pour ajouter ou supprimer des documents si nécessaire

e.     Ajoutez un message facultatif

f.       (Facultatif) Sélectionnez M'envoyer une copie par e-mail

g.     Cliquez sur Appliquer pour envoyer

b.     À partir de la page Transmittals

a.     Ouvrez Transmittals depuis le panneau latéral

b.     Cliquez sur Créer un transmittal dans le ruban

c.     Suivez les mêmes étapes que ci-dessus

2.     Recevoir un transmittal

Les destinataires reçoivent un e-mail listant les documents transmis.

En cliquant sur le nom de l'expéditeur dans l'e-mail, ils sont dirigés vers la page du transmittal dans BIMWorkplace, où ils peuvent visualiser et télécharger les fichiers.

3.     Détails du transmittal

Dans la page Transmittals, vous pouvez accéder à tous les transmittals envoyés.

Cliquez sur un transmittal pour afficher les détails :

·        Général

o   Affiche le statut du transmittal

o   Informations sur la date de création et l'expéditeur

o   Nombres globaux de destinataires, de visualisations et de téléchargements

·        Fichiers

o   Affiche tous les fichiers inclus et la version exacte envoyée

o   Les transmittals conservent les versions des fichiers au moment de l'envoi

o   Si des versions plus récentes existent ou si la version envoyée a été supprimée, une icône d'avertissement s'affiche

o   Télécharger le fichier Zip pour télécharger tous les fichiers en une seule fois

4.     Page Transmittals

Sur la page principale Transmittals :

·        Exporter la liste

o   Télécharger un fichier Excel avec tous les enregistrements de transmittals

·        Recherche et filtre

o   Localisez rapidement les transmittals en utilisant les filtres