Politique de réunions

UI : Politique de réunions (BETA) / Política de Reuniões Titre de la page : Politique de réunions de projet Deep link : ?settings=project&section=project-meetings-policy Public : Admins / chefs de projet ayant accès aux Project Settings Note : Section BETA. Le deep link utilise l'ID du modal ; il peut ne pas encore être sur la liste blanche de VALID_SECTIONS_BY_SCOPE — ouvrir via la barre latérale Meetings Policy (BETA) si le paramètre de requête ne fonctionne pas.

À quoi ça sert

Définit la politique de Meeting Intelligence du projet : transcription, enregistrement, consentement, mode Recall.ai, e-mail de capture, destination des éléments d'action, instructions AI, rétention et modèle de procès-verbaux.

Pertinence

Sans politique claire, les bots et les transcriptions peuvent s'exécuter sans consentement ou appliquer des décisions sans révision humaine. L'application automatique est désactivée par défaut jusqu'à ce que quelqu'un l'active explicitement.

Exemple d'utilisation

Le BIM manager active Transcription enabled et Recording allowed, laisse Auto-apply enabled désactivé, choisit Recall recording mode = Capture email, active Project capture email, copie l'adresse mi-…@meet.bimworkplace.com pour les invitations Outlook, définit Action items destination = Management tasks, et enregistre avec Save.

Qui peut l'utiliser

Les utilisateurs autorisés à modifier les Project Settings dans ce projet. Sans projet sélectionné, la section demande de sélectionner un projet.

Anatomie de l'écran

• Modal Project Settings (écran complet).
• Barre latérale gauche : sections du projet ; élément actif Meetings Policy (BETA).
• Zone principale : en-tête Project meeting policy + description.
• Barre inline Changes + bouton Save.
• Carte avec toggles, dropdowns, e-mail de capture, instructions AI, rétention, modèle de procès-verbaux et source de transcription préférée.
• États : chargement ; alerte si la politique n'est pas disponible (404).

Options et champs

Barre d'outils

Contrôle	Fonction
Changes	Indicateur qu'il y a des modifications à enregistrer
Save	Enregistre la politique dans le projet ; désactivé s'il n'y a pas d'état modifié ou pendant l'enregistrement

Toggles

Contrôle	Fonction
Transcription enabled	Permet de capturer ou de charger des transcriptions
Recording allowed	Permet les enregistrements du fournisseur lorsque le consentement et la politique le permettent
Auto-apply enabled	Applique automatiquement les suggestions/procès-verbaux ; à maintenir désactivé — la révision humaine est la voie la plus sûre
Require explicit consent	Exige le consentement des participants avant de traiter le contenu de la réunion
Project capture email	Alloue une adresse d'invitation dédiée à ce projet dans la boîte aux lettres partagée de capture

E-mail de capture

Contrôle	Fonction
Capture email address	Affiche l'alias (ex. mi-…@meet.bimworkplace.com) après provisionnement
Texte d'aide	L'alias est ajouté à la boîte aux lettres partagée lors de l'enregistrement ; inviter dans Google Calendar ou Outlook ; le BWP crée la réunion lorsque Microsoft Graph ingère l'invitation
Message pending	Si le toggle est activé mais qu'il n'y a pas encore d'adresse : Save the policy to provision the capture email address.

Dropdowns

Contrôle	Valeurs (EN)	Fonction
Recall recording mode	Disabled · Manual (schedule per meeting) · Automatic (on calendar sync) · Capture email (invite project address)	Comment/quand le bot Recall est planifié
Action items destination	Management tasks · Coordination topics · Tasks and topics	Où vont les éléments d'action appliqués
Preferred transcript source	Manual · Microsoft Teams · Google Meet · Recall.ai · Azure AI Speech	Source de transcription préférée (Azure AI Speech peut avoir une note de prévisualisation)

Description du mode Recall : Manuel planifie un bot par réunion ; Automatique demande des bots lors de la synchronisation du calendrier ; Capture email planifie lorsque des invitations arrivent à l'adresse de capture du projet.

AI et rétention

Contrôle	Fonction
AI instructions	Texte libre (max. 4000) ajouté aux prompts AI du projet (suggestions et procès-verbaux). Ex. de placeholder : Always answer in Portuguese…
Retention days	Nombre de jours de rétention (1–3650)

Modèle de procès-verbaux

Contrôle	Fonction
Minutes template	Sections que le brouillon de procès-verbaux AI doit produire
Customize	Passe du défaut à une liste modifiable
Add section	Nouvelle section (uniquement en mode personnalisation)
Reset to default	Revient à la structure standard
Par défaut en usage	Summary, Notes, Decisions, Conclusions, Next steps
Par section : Key · Title · Type · AI instructions	Identité et format de la section
Type (valeurs)	Paragraph · Bullet list · Decision list · Action list
Move up / Move down / Remove section	Réorganiser ou supprimer une section

Vide / erreur

État	Signification
Loading…	Chargement de la politique
Meeting policy is not available for this project.	Politique indisponible (ex. 404)
Select a project to manage meetings policy.	Pas de projet dans le contexte de navigation

Comment l'utiliser

Ouvrir

1. Avec un projet ouvert : avatar/menu → Project Settings, ou raccourci des paramètres du projet.
2. Barre latérale : Meetings Policy (BETA).
3. Facultatif : ?settings=project&section=project-meetings-policy (si le deep link est actif dans votre environnement).

Configurer et enregistrer

1. Ajustez les toggles (transcription, enregistrement, application automatique, consentement).
2. Choisissez Recall recording mode et, si vous utilisez Capture email, activez Project capture email → Save → copiez l'adresse affichée.
3. Définissez Action items destination, AI instructions, Retention days.
4. Facultatif : Customize dans le modèle de procès-verbaux ; ajoutez/réorganisez les sections.
5. Choisissez Preferred transcript source.
6. Save dans la barre Changes.

Liens

• Meetings — hub de réunions / procès-verbaux
• Integrations — connexions de calendrier / fournisseurs
• Project Info · Workplace vs Project

Conseils / erreurs courantes

• Laissez Auto-apply enabled désactivé jusqu'à ce que l'équipe ait confiance dans les suggestions.
• Sans Save après l'activation de Project capture email, l'adresse n'existe pas encore (provisionnement).
• Invitez l'alias de capture aux événements ; sans Graph ingérant la boîte aux lettres, la réunion n'est pas créée.
• Notification Could not save the meeting policy → vérifiez les autorisations / le réseau et réessayez.