Meetings Policy
UI: Meetings Policy (BETA) / Política de Reuniões
Título da página: Project meeting policy
Deep link: ?settings=project§ion=project-meetings-policy
Audiência: Admins / gestores de projeto com acesso a Project Settings
Nota: Secção BETA. O deep link usa o id do modal; pode ainda não estar na whitelist de VALID_SECTIONS_BY_SCOPE — abrir via sidebar Meetings Policy (BETA) se o query param não abrir.
Para que serve
Define a política de Meeting Intelligence do projeto: transcrição, gravação, consentimento, modo Recall.ai, email de captura, destino de action items, instruções de AI, retenção e template de atas.
Relevância
Sem política clara, bots e transcripts podem correr sem consentimento ou aplicar decisões sem revisão humana. Auto-apply fica off por defeito até alguém o ligar explicitamente.
Exemplo de uso
O BIM manager liga Transcription enabled e Recording allowed, deixa Auto-apply enabled off, escolhe Recall recording mode = Capture email, ativa Project capture email, copia o endereço mi-…@meet.bimworkplace.com para os convites Outlook, define Action items destination = Management tasks, e grava com Save.
Quem pode usar
Utilizadores com permissão para editar Project Settings neste projeto. Sem projeto selecionado, a secção pede para selecionar um projeto.
Anatomia do ecrã
- Modal Project Settings (ecrã completo).
- Sidebar esquerda: secções do projeto; item ativo Meetings Policy (BETA).
- Área principal: cabeçalho Project meeting policy + descrição.
- Barra inline Changes + botão Save.
- Cartão com toggles, dropdowns, email de captura, AI instructions, retention, minutes template e preferred transcript source.
- Estados: loading; alerta se a política não estiver disponível (404).
Opções e campos
Toolbar
| Controlo | Função |
|---|---|
| Changes | Indicador de que há alterações por gravar |
| Save | Grava a política no projeto; desativado se não houver dirty state ou enquanto grava |
Toggles
| Controlo | Função |
|---|---|
| Transcription enabled | Permite capturar ou carregar transcripts |
| Recording allowed | Permite gravações do provider quando consentimento e política o permitem |
| Auto-apply enabled | Aplica automaticamente sugestões/atas; manter off — revisão humana é o caminho seguro |
| Require explicit consent | Exige consentimento dos participantes antes de processar conteúdo da reunião |
| Project capture email | Aloca um endereço de convite dedicado a este projeto no mailbox partilhado de captura |
Capture email
| Controlo | Função |
|---|---|
| Capture email address | Mostra o alias (ex. mi-…@meet.bimworkplace.com) depois de provisionado |
| Texto de ajuda | O alias é adicionado ao mailbox partilhado ao gravar; convidar no Google Calendar ou Outlook; o BWP cria a reunião quando o Microsoft Graph ingere o convite |
| Mensagem pending | Se o toggle está on mas ainda não há endereço: Save the policy to provision the capture email address. |
Dropdowns
| Controlo | Valores (EN) | Função |
|---|---|---|
| Recall recording mode | Disabled · Manual (schedule per meeting) · Automatic (on calendar sync) · Capture email (invite project address) | Como/quando o bot Recall é agendado |
| Action items destination | Management tasks · Coordination topics · Tasks and topics | Para onde vão os action items aplicados |
| Preferred transcript source | Manual · Microsoft Teams · Google Meet · Recall.ai · Azure AI Speech | Fonte preferida de transcript (Azure AI Speech pode ter nota de preview) |
Descrição do modo Recall: Manual agenda bot por reunião; Automatic pede bots no sync de calendário; Capture email agenda quando chegam convites ao endereço de captura do projeto.
AI e retenção
| Controlo | Função |
|---|---|
| AI instructions | Texto livre (máx. 4000) acrescentado aos prompts de AI do projeto (sugestões e atas). Placeholder ex.: Always answer in Portuguese… |
| Retention days | Número de dias de retenção (1–3650) |
Minutes template
| Controlo | Função |
|---|---|
| Minutes template | Secções que o rascunho de atas AI deve produzir |
| Customize | Passa do default para lista editável |
| Add section | Nova secção (só em modo customize) |
| Reset to default | Volta à estrutura standard |
| Default em uso | Summary, Notes, Decisions, Conclusions, Next steps |
| Por secção: Key · Title · Type · AI instructions | Identidade e formato da secção |
| Type (valores) | Paragraph · Bullet list · Decision list · Action list |
| Move up / Move down / Remove section | Reordenar ou apagar secção |
Empty / erro
| Estado | Significado |
|---|---|
| Loading… | A carregar política |
| Meeting policy is not available for this project. | Política indisponível (ex. 404) |
| Select a project to manage meetings policy. | Sem projeto no contexto de navegação |
Como usar
Abrir
- Com um projeto aberto: avatar/menu → Project Settings, ou atalho de settings do projeto.
- Sidebar: Meetings Policy (BETA).
- Opcional:
?settings=project§ion=project-meetings-policy(se o deep link estiver ativo no teu ambiente).
Configurar e gravar
- Ajusta toggles (transcrição, gravação, auto-apply, consentimento).
- Escolhe Recall recording mode e, se usares Capture email, liga Project capture email → Save → copia o endereço mostrado.
- Define Action items destination, AI instructions, Retention days.
- Opcional: Customize no minutes template; adiciona/reordena secções.
- Escolhe Preferred transcript source.
- Save na barra Changes.
Ligações
- Meetings — hub de reuniões / atas
- Integrations — ligações de calendário / providers
- Project Info · Workplace vs Project
Dicas / erros comuns
- Deixa Auto-apply enabled off até a equipa confiar nas sugestões.
- Sem Save após ligar Project capture email, o endereço ainda não existe (provision).
- Convida o alias de captura nos eventos; sem Graph a ingerir o mailbox, a reunião não é criada.
- Toast Could not save the meeting policy → rever permissões / rede e tentar de novo.
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