Política de Reuniões
UI: Meetings Policy (BETA) / Política de Reuniões
Título da página: Project meeting policy
Deep link: ?settings=project§ion=project-meetings-policy
Público-alvo: Admins / gerentes de projeto com acesso a Project Settings
Nota: Seção BETA. O deep link usa o ID do modal; pode ainda não estar na lista de permissões de VALID_SECTIONS_BY_SCOPE — abra via barra lateral Meetings Policy (BETA) se o parâmetro de consulta não funcionar.
Para que serve
Define a política de Meeting Intelligence do projeto: transcrição, gravação, consentimento, modo Recall.ai, e-mail de captura, destino de itens de ação, instruções de IA, retenção e template de atas.
Relevância
Sem uma política clara, bots e transcrições podem ser executados sem consentimento ou aplicar decisões sem revisão humana. O Auto-apply fica desativado por padrão até que alguém o ative explicitamente.
Exemplo de uso
O BIM manager ativa Transcription enabled e Recording allowed, desativa Auto-apply enabled, escolhe Recall recording mode = Capture email, ativa Project capture email, copia o endereço mi-…@meet.bimworkplace.com para os convites do Outlook, define Action items destination = Management tasks, e salva com Save.
Quem pode usar
Usuários com permissão para editar Project Settings neste projeto. Sem um projeto selecionado, a seção pede para selecionar um projeto.
Anatomia da tela
- Modal Project Settings (tela cheia).
- Barra lateral esquerda: seções do projeto; item ativo Meetings Policy (BETA).
- Área principal: cabeçalho Project meeting policy + descrição.
- Barra inline Changes + botão Save.
- Cartão com toggles, dropdowns, e-mail de captura, AI instructions, retention, minutes template e preferred transcript source.
- Estados: carregando; alerta se a política não estiver disponível (404).
Opções e campos
Barra de ferramentas
| Controle | Função |
|---|---|
| Changes | Indicador de que há alterações a serem salvas |
| Save | Salva a política no projeto; desativado se não houver estado sujo ou enquanto estiver salvando |
Toggles
| Controle | Função |
|---|---|
| Transcription enabled | Permite capturar ou carregar transcrições |
| Recording allowed | Permite gravações do provedor quando consentimento e política o permitem |
| Auto-apply enabled | Aplica automaticamente sugestões/atas; mantenha desativado — revisão humana é o caminho seguro |
| Require explicit consent | Exige consentimento dos participantes antes de processar o conteúdo da reunião |
| Project capture email | Aloca um endereço de convite dedicado a este projeto na caixa de e-mail compartilhada de captura |
E-mail de captura
| Controle | Função |
|---|---|
| Capture email address | Mostra o alias (ex. mi-…@meet.bimworkplace.com) depois de provisionado |
| Texto de ajuda | O alias é adicionado à caixa de e-mail compartilhada ao salvar; convidar no Google Calendar ou Outlook; o BWP cria a reunião quando o Microsoft Graph ingere o convite |
| Mensagem pendente | Se o toggle estiver ativado mas ainda não houver endereço: Save the policy to provision the capture email address. |
Dropdowns
| Controle | Valores (EN) | Função |
|---|---|---|
| Recall recording mode | Disabled · Manual (schedule per meeting) · Automatic (on calendar sync) · Capture email (invite project address) | Como/quando o bot Recall é agendado |
| Action items destination | Management tasks · Coordination topics · Tasks and topics | Para onde vão os itens de ação aplicados |
| Preferred transcript source | Manual · Microsoft Teams · Google Meet · Recall.ai · Azure AI Speech | Fonte preferida de transcrição (Azure AI Speech pode ter nota de preview) |
Descrição do modo Recall: Manual agenda bot por reunião; Automatic pede bots na sincronização de calendário; Capture email agenda quando chegam convites ao endereço de captura do projeto.
IA e retenção
| Controle | Função |
|---|---|
| AI instructions | Texto livre (máx. 4000) adicionado aos prompts de IA do projeto (sugestões e atas). Exemplo de placeholder: Always answer in Portuguese… |
| Retention days | Número de dias de retenção (1–3650) |
Minutes template
| Controle | Função |
|---|---|
| Minutes template | Seções que o rascunho de atas de IA deve produzir |
| Customize | Passa do padrão para a lista editável |
| Add section | Nova seção (somente no modo personalizar) |
| Reset to default | Volta à estrutura padrão |
| Padrão em uso | Summary, Notes, Decisions, Conclusions, Next steps |
| Por seção: Key · Title · Type · AI instructions | Identidade e formato da seção |
| Type (valores) | Paragraph · Bullet list · Decision list · Action list |
| Move up / Move down / Remove section | Reordenar ou apagar seção |
Vazio / erro
| Estado | Significado |
|---|---|
| Loading… | Carregando política |
| Meeting policy is not available for this project. | Política indisponível (ex. 404) |
| Select a project to manage meetings policy. | Sem projeto no contexto de navegação |
Como usar
Abrir
- Com um projeto aberto: avatar/menu → Project Settings, ou atalho de configurações do projeto.
- Barra lateral: Meetings Policy (BETA).
- Opcional:
?settings=project§ion=project-meetings-policy(se o deep link estiver ativo no seu ambiente).
Configurar e salvar
- Ajuste os toggles (transcrição, gravação, auto-apply, consentimento).
- Escolha Recall recording mode e, se for usar Capture email, ative Project capture email → Save → copie o endereço mostrado.
- Defina Action items destination, AI instructions, Retention days.
- Opcional: Customize no template de atas; adicione/reordene seções.
- Escolha Preferred transcript source.
- Save na barra Changes.
Links
- Meetings — hub de reuniões / atas
- Integrations — conexões de calendário / provedores
- Project Info · Workplace vs Project
Dicas / erros comuns
- Deixe Auto-apply enabled desativado até a equipe confiar nas sugestões.
- Sem Save após ativar Project capture email, o endereço ainda não existe (provision).
- Convide o alias de captura nos eventos; sem o Graph ingerindo a caixa de e-mail, a reunião não é criada.
- Toast Could not save the meeting policy → revise permissões / rede e tente novamente.
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