Review & Approval

UI: Review & Approval / Revisão e aprovação
Audiência: Initiators, reviewers e approvers do projeto

Para que serve

Criar e executar reviews documentais com workflow (passos, reviewers, approve/reject), alinhados a Approval Flows.

Relevância

Governação: nada avança sem o passo certo. Pode partir de ficheiros, de um Transmittal ou de um Topic. Sem reviews claros, o CDE não distingue “em revisão” de “aprovado para uso”.

Exemplo de uso

O gestor cria um review a partir de 3 plantas, escolhe o workflow Technical review → Final approval, inicia o fluxo. No passo Revisão, o revisor reclama o passo (modo Single) e submete a decisão de participante. Quando o fluxo chega à Aprovação final, o aprovador decide ficheiro a ficheiro. Se algum ficheiro for REJECT, a aprovação final fecha rejeitada; se todos forem APPROVE, o passo conclui e aplicam-se as ações de conclusão (atributos / pasta destino) conforme o template.

Quem pode usar

Initiators, reviewers e approvers com papel no fluxo (e permissões CDE / projeto correspondentes).

Anatomia do ecrã

• Listas Active reviews / Archived reviews.
• Ribbon Manage / Reports / View.
• Wizard Create (Scope → … → Summary).
• Detalhe (sheet): tabs Informação · Arquivos · Etapas · Decisões · Histórico.

Opções e campos

Ribbon

Grupo	Ações
Manage	Create Review · Start · Close · Send Back · Send to Initiator · Skip Step · Archive · Delete
Reports	Export CSV · Export Report PDF
View	Filters · Columns · Compare Versions

Colunas / filtros da lista

Status · ID · Round · Review name · Priority · Initiated by · Next action due · Created on · Files · Progress · Total steps · Current step · Workflow · Next action by · Finished on · Approved · Rejected · Actions.

Filtros: Search · Status · Priority · Initiated by · Created on · Next action due · Finished on · Total steps · Current step · Workflow.

Statuses: Draft · Active · Processing · Sent back · Returned · Closed · Archived · Cancelled.
Priorities: Low · Medium · High · Critical.

Create wizard

Passos: Scope · Files · Workflow · Reviewers · Details · Summary.

Campo	Função
Scope	Documents/files · Transmittal · Topic
Approval workflow	Fluxo do projeto (template)
Review name / Title · Description · Priority · Due date	Identidade do review
Reviewer(s) & Approver(s)	Quem decide em cada passo
Step name · Type (Sequential / Parallel / Consolidation)	Estrutura
Reviewer mode (Single / Group)	Um revisor de cada vez vs grupo
Rule (All must decide / Any one / Majority)	Quorum em passos de grupo
Action upon completion · Copy approved files to · Update attributes when approved	Pós-aprovação
Linked references · Completion target folder	Refs e destino
Save as draft · Create & start	Publicar

Detalhe / tabs

Tab	Conteúdo
Informação	Review ID · Created by · Created · Due · Started · Closed · Progress · Round · Completion target folder · Watchers
Arquivos	Lista de ficheiros; decisões APPROVE/REJECT só na aprovação final; Transmit… · Abrir · Download
Etapas	Passos do workflow, participantes, estado do passo, Submeter decisão (passos de revisão)
Decisões	Decisões de participante + decisões por ficheiro (ver secção abaixo)
Histórico	Timeline de ações (start, claim, decisões, skip, close…)

Badges de passo: Not Started · Waiting · In Review · Completed · Skipped · Rejected.
Badges de ficheiro: APPROVE · REJECT (e códigos de estado do projeto, se mapeados).

Ações frequentes no header do detalhe: Start · Close · Claim step / Reclamar passo · Download PDF · Create transmittal · menu (Skip step · Recall · Cancel…).

Transmit… no detalhe de ficheiro pode mostrar “Transmittal is not available yet.” em alguns estados — só após o review estar elegível (tipicamente fechado/aprovado conforme regras).

Como funciona o fluxo de execução

Esta secção descreve o comportamento esperado na app — útil para utilizadores e para QA.

Dois tipos de passo

Tipo de passo	O que o revisor faz	Onde na UI
Revisão (intermédio)	Decide no passo como participante (aprovar / rejeitar o passo)	Tab Etapas (e resumo em Decisões)
Aprovação final (Final approval)	Decide ficheiro a ficheiro (APPROVE / REJECT)	Tab Arquivos

O mesmo review pode ter vários passos de revisão e um passo de aprovação final no fim do template.

Claim step (Reclamar passo)

• Só aparece quando o passo activo está em modo Single (um revisor de cada vez).
• Serve para reservar o passo para ti.
• Não “libera modelos/ficheiros” em qualquer etapa: nas etapas de Revisão, o claim não ativa APPROVE/REJECT no tab Arquivos.
• Na Aprovação final (Single), o claim é normalmente necessário antes de poderes decidir os ficheiros.

Etapa de Revisão activa

1. Abre o review → tab Etapas.
2. Se o modo for Single → Claim step.
3. Submeter decisão do participante nesse passo.
4. No tab Arquivos é normal ver a mensagem de que não tens permissão para decidir sobre estes ficheiros — as decisões por ficheiro só existem na aprovação final.

Etapa de Aprovação final activa

1. O passo deve estar Em revisão (não “Não iniciado”).
2. Se Single → Claim step.
3. No tab Arquivos, decide cada ficheiro (APPROVE / REJECT), um a um ou em bulk quando a UI o permitir.
4. Cada decisão de ficheiro grava de imediato — não há rascunho + botão “submeter o pacote no fim”.
5. Enquanto o passo final ainda está activo, podes alterar a decisão de um ficheiro (voltar a decidir o mesmo arquivo).
6. Quando o último ficheiro recebe decisão, o sistema consolida automaticamente:
   • Todos APPROVE → passo final Concluído (e o fluxo segue / fecha conforme o template).
   • Qualquer REJECT → passo final Rejeitado e o review passa a estado de retorno/fecho correspondente (Sent back / concluído rejeitado na UI). Não há ecrã extra “confirmar outcome do pacote”.

Depois do fecho

• Já não podes mudar decisões de ficheiro.
• A mensagem de sem permissão no tab Arquivos é esperada.
• O botão Change na aba Decisões pode ainda aparecer e apenas navega para Arquivos — aí o sistema bloqueia. Isso não significa que a regra de negócio esteja errada.

Como ler o tab Decisões

Há dois tipos de decisão na mesma aba:

1. Decisões de participante — cards por pessoa/passo (etapas tipo Revisão), com badge Aprovado/Rejeitado.
2. Decisões por ficheiro — listadas por arquivo, com o nome de quem decidiu (aprovação final).

Importante:

• Na Aprovação final, o aprovador não cria um card de “participante Aprovado/Rejeitado” no mesmo estilo da etapa de revisão — só decide nos ficheiros. Por isso pode parecer que “falta” a decisão do user final nos contadores de participante.
• Os contadores do topo (X aprovado(s) / Y rejeitado(s)) contam só decisões de participante, não os APPROVE/REJECT dos ficheiros. Podes ver 1 aprovado / 0 rejeitado no topo e mesmo assim ter um ficheiro REJECT na lista — comportamento actual da UI, não prova que o REJECT foi ignorado.

Checklist rápido (esperado)

Situação	Resultado esperado
Tab Arquivos na etapa Revisão	Mensagem de sem permissão para decidir ficheiros
Claim na etapa Revisão	Reserva o passo; não liberta APPROVE/REJECT de ficheiros
Entrar em Aprovação final + claim (Single)	Passa a poder decidir ficheiros
Alterar decisão de um ficheiro antes de todos estarem decididos	Permitido
Último ficheiro com 1 REJECT (mesmo com outros APPROVE)	Passo final Rejeitado; fluxo fecha sem confirmação manual extra
Todos os ficheiros APPROVE	Passo final concluído / avança
Depois de fechado, tentar mudar ficheiro	Bloqueado
Aba Decisões: aprovador final	Aparece nas decisões por ficheiro, não como segundo card de participante da etapa 1

Como usar

Abrir

1. CDE → Review & Approval.
2. Abre um item em Active reviews (ou Archived reviews).

Criar e iniciar

1. Create Review.
2. Percorre o wizard (Scope → Files → Workflow → Reviewers → Details → Summary).
3. Create & start (ou Save as draft e depois Start).

Executar como revisor (passo de Revisão)

1. Abre o detalhe do review activo.
2. Tab Etapas → se Single, Claim step.
3. Submeter decisão do participante.
4. Não esperes decidir ficheiros neste passo.

Executar como aprovador final

1. Confirma que o passo actual é Aprovação final / Final approval e está Em revisão.
2. Se Single → Claim step.
3. Tab Arquivos → APPROVE / REJECT por ficheiro.
4. Ao completar o último ficheiro, o outcome consolida sozinho (ver secção acima).

Fechar / arquivar / transmitir

1. Quando o fluxo terminar, usa Close / Archive conforme o estado e as tuas permissões.
2. Create transmittal pode ficar disponível em reviews fechados elegíveis.
3. Notificações: Project Notifications.

Ligações

• Approval Flows · Document statuses · CDE Configuration · Transmittals · Topics

Dicas / erros comuns

• “Não posso decidir ficheiros” na etapa Revisão — esperado. Só na Aprovação final.
• Claim não desbloqueou os ficheiros — confirma se o passo activo é mesmo a aprovação final (não um passo de revisão intermédio).
• Aprovei 2 e rejeitei 1 e o fluxo ficou rejeitado — esperado: qualquer REJECT na aprovação final rejeita o passo. Não há confirmação manual do “pacote”.
• Queria mudar a decisão depois de fechar — só é possível enquanto a aprovação final ainda está activa; depois do fecho, não.
• Na aba Decisões só vejo o user da etapa 1 — o aprovador final conta nas decisões por ficheiro; os contadores Aprovado/Rejeitado do topo ignoram ficheiros.
• Sem workflow/template no projeto, Create fica limitado — configura Approval Flows.
• Diferente de Design RFA — RFA.
• Skip Step / Send Back / Recall alteram o trilho — usa com critério (Skip marca o passo como ignorado e avança).