Review & Approval

UI: Review & Approval / Revisão y aprobación
Audiencia: Initiators, reviewers y approvers del proyecto

Para qué sirve

Crear y ejecutar reviews documentales con workflow (pasos, reviewers, approve/reject), alineados a Approval Flows.

Relevancia

Gobernanza: nada avanza sin el paso correcto. Puede partir de archivos, de un Transmittal o de un Topic. Sin reviews claros, el CDE no distingue “en revisión” de “aprobado para uso”.

Ejemplo de uso

El gestor crea un review a partir de 3 planos, elige el workflow Technical review → Final approval, inicia el flujo. En el paso Revisión, el revisor reclama el paso (modo Single) y envía la decisión del participante. Cuando el flujo llega a la Aprobación final, el aprobador decide archivo por archivo. Si algún archivo es REJECT, la aprobación final se cierra como rechazada; si todos son APPROVE, el paso concluye y se aplican las acciones de conclusión (atributos / carpeta de destino) según la plantilla.

Quién puede usarlo

Initiators, reviewers y approvers con un rol en el flujo (y permisos CDE / proyecto correspondientes).

Anatomía de la pantalla

• Listas Active reviews / Archived reviews.
• Cinta Manage / Reports / View.
• Asistente Create (Scope → … → Summary).
• Detalle (sheet): pestañas Información · Archivos · Pasos · Decisiones · Historial.

Opciones y campos

Cinta

Grupo	Acciones
Manage	Create Review · Start · Close · Send Back · Send to Initiator · Skip Step · Archive · Delete
Reports	Export CSV · Export Report PDF
View	Filters · Columns · Compare Versions

Columnas / filtros de la lista

Status · ID · Round · Review name · Priority · Initiated by · Next action due · Created on · Files · Progress · Total steps · Current step · Workflow · Next action by · Finished on · Approved · Rejected · Actions.

Filtros: Search · Status · Priority · Initiated by · Created on · Next action due · Finished on · Total steps · Current step · Workflow.

Statuses: Draft · Active · Processing · Sent back · Returned · Closed · Archived · Cancelled.
Priorities: Low · Medium · High · Critical.

Asistente de creación

Pasos: Scope · Files · Workflow · Reviewers · Details · Summary.

Campo	Función
Scope	Documents/files · Transmittal · Topic
Approval workflow	Flujo del proyecto (plantilla)
Review name / Title · Description · Priority · Due date	Identidad del review
Reviewer(s) & Approver(s)	Quién decide en cada paso
Step name · Type (Sequential / Parallel / Consolidation)	Estructura
Reviewer mode (Single / Group)	Un revisor a la vez vs grupo
Rule (All must decide / Any one / Majority)	Quórum en pasos de grupo
Action upon completion · Copy approved files to · Update attributes when approved	Post-aprobación
Linked references · Completion target folder	Referencias y destino
Save as draft · Create & start	Publicar

Detalle / pestañas

Pestaña	Contenido
Información	Review ID · Created by · Created · Due · Started · Closed · Progress · Round · Completion target folder · Watchers
Archivos	Lista de archivos; decisiones APPROVE/REJECT solo en la aprobación final; Transmit… · Abrir · Download
Pasos	Pasos del workflow, participantes, estado del paso, Enviar decisión (pasos de revisión)
Decisiones	Decisiones de participante + decisiones por archivo (ver sección abajo)
Historial	Timeline de acciones (start, claim, decisiones, skip, close…)

Badges de paso: Not Started · Waiting · In Review · Completed · Skipped · Rejected.
Badges de archivo: APPROVE · REJECT (y códigos de estado del proyecto, si están mapeados).

Acciones frecuentes en el encabezado del detalle: Start · Close · Claim step / Reclamar paso · Download PDF · Create transmittal · menú (Skip step · Recall · Cancel…).

Transmit… en el detalle de archivo puede mostrar “Transmittal no está disponible aún.” en algunos estados — solo después de que el review sea elegible (típicamente cerrado/aprobado según las reglas).

Cómo funciona el flujo de ejecución

Esta sección describe el comportamiento esperado en la aplicación — útil para usuarios y para QA.

Dos tipos de paso

Tipo de paso	Qué hace el revisor	Dónde en la UI
Revisión (intermedio)	Decide en el paso como participante (aprobar / rechazar el paso)	Pestaña Pasos (y resumen en Decisiones)
Aprobación final (Final approval)	Decide archivo por archivo (APPROVE / REJECT)	Pestaña Archivos

El mismo review puede tener varios pasos de revisión y un paso de aprobación final al final de la plantilla.

Claim step (Reclamar paso)

• Solo aparece cuando el paso activo está en modo Single (un revisor a la vez).
• Sirve para reservar el paso para ti.
• No “libera modelos/archivos” en ninguna etapa: en las etapas de Revisión, el claim no activa APPROVE/REJECT en la pestaña Archivos.
• En la Aprobación final (Single), el claim es normalmente necesario antes de poder decidir los archivos.

Etapa de Revisión activa

1. Abre el review → pestaña Pasos.
2. Si el modo es Single → Claim step.
3. Enviar decisión del participante en ese paso.
4. En la pestaña Archivos es normal ver el mensaje de que no tienes permiso para decidir sobre estos archivos — las decisiones por archivo solo existen en la aprobación final.

Etapa de Aprobación final activa

1. El paso debe estar En revisión (no “No iniciado”).
2. Si Single → Claim step.
3. En la pestaña Archivos, decide cada archivo (APPROVE / REJECT), uno a uno o en bloque cuando la UI lo permita.
4. Cada decisión de archivo se guarda de inmediato — no hay borrador + botón “enviar el paquete al final”.
5. Mientras el paso final todavía está activo, puedes cambiar la decisión de un archivo (volver a decidir el mismo archivo).
6. Cuando el último archivo recibe una decisión, el sistema consolida automáticamente:
   • Todos APPROVE → paso final Completado (y el flujo sigue / cierra según la plantilla).
   • Cualquier REJECT → paso final Rechazado y el review pasa a estado de retorno/cierre correspondiente (Sent back / completado rechazado en la UI). No hay pantalla extra “confirmar resultado del paquete”.

Después del cierre

• Ya no puedes cambiar las decisiones de archivo.
• Se espera el mensaje de sin permiso en la pestaña Archivos.
• El botón Change en la pestaña Decisiones puede aparecer y solo navega a Archivos — ahí el sistema bloquea. Esto no significa que la regla de negocio esté equivocada.

Cómo leer la pestaña Decisiones

Hay dos tipos de decisión en la misma pestaña:

1. Decisiones de participante — tarjetas por persona/paso (etapas tipo Revisión), con badge Aprobado/Rechazado.
2. Decisiones por archivo — listadas por archivo, con el nombre de quien decidió (aprobación final).

Importante:

• En la Aprobación final, el aprobador no crea una tarjeta de “participante Aprobado/Rechazado” al mismo estilo de la etapa de revisión — solo decide en los archivos. Por eso puede parecer que “falta” la decisión del usuario final en los contadores de participante.
• Los contadores de la parte superior (X aprobado(s) / Y rechazado(s)) cuentan solo decisiones de participante, no los APPROVE/REJECT de los archivos. Puedes ver 1 aprobado / 0 rechazado en la parte superior y aun así tener un archivo REJECT en la lista — comportamiento actual de la UI, no prueba que el REJECT fue ignorado.

Checklist rápido (esperado)

Situación	Resultado esperado
Pestaña Archivos en la etapa Revisión	Mensaje de sin permiso para decidir archivos
Claim en la etapa Revisión	Reserva el paso; no libera APPROVE/REJECT de archivos
Entrar en Aprobación final + claim (Single)	Pasa a poder decidir archivos
Cambiar decisión de un archivo antes de que todos estén decididos	Permitido
Último archivo con 1 REJECT (incluso con otros APPROVE)	Paso final Rechazado; el flujo se cierra sin confirmación manual extra
Todos los archivos APPROVE	Paso final completado / avanza
Después de cerrado, intentar cambiar archivo	Bloqueado
Pestaña Decisiones: aprobador final	Aparece en las decisiones por archivo, no como segunda tarjeta de participante de la etapa 1

Cómo usarlo

Abrir

1. CDE → Review & Approval.
2. Abre un ítem en Active reviews (o Archived reviews).

Crear e iniciar

1. Create Review.
2. Recorre el asistente (Scope → Files → Workflow → Reviewers → Details → Summary).
3. Create & start (o Save as draft y luego Start).

Ejecutar como revisor (paso de Revisión)

1. Abre el detalle del review activo.
2. Pestaña Pasos → si es Single, Claim step.
3. Enviar decisión del participante.
4. No esperes decidir archivos en este paso.

Ejecutar como aprobador final

1. Confirma que el paso actual es Aprobación final / Final approval y está En revisión.
2. Si es Single → Claim step.
3. Pestaña Archivos → APPROVE / REJECT por archivo.
4. Al completar el último archivo, el resultado se consolida solo (ver sección anterior).

Cerrar / archivar / transmitir

1. Cuando el flujo termine, usa Close / Archive según el estado y tus permisos.
2. Create transmittal puede estar disponible en reviews cerrados elegibles.
3. Notificaciones: Project Notifications.

Enlaces

• Approval Flows · Document statuses · CDE Configuration · Transmittals · Topics

Consejos / errores comunes

• “No puedo decidir archivos” en la etapa Revisión — esperado. Solo en la Aprobación final.
• Claim no desbloqueó los archivos — confirma si el paso activo es realmente la aprobación final (no un paso de revisión intermedio).
• Aprobé 2 y rechacé 1 y el flujo quedó rechazado — esperado: cualquier REJECT en la aprobación final rechaza el paso. No hay confirmación manual del “paquete”.
• Quería cambiar la decisión después de cerrar — solo es posible mientras la aprobación final todavía está activa; después del cierre, no.
• En la pestaña Decisiones solo veo al usuario de la etapa 1 — el aprobador final cuenta en las decisiones por archivo; los contadores Aprobado/Rechazado de la parte superior ignoran los archivos.
• Sin workflow/plantilla en el proyecto, Create se limita — configura Approval Flows.
• Diferente de Design RFA — RFA.
• Skip Step / Send Back / Recall alteran el camino — úsalo con criterio (Skip marca el paso como ignorado y avanza).