Transmittals

Transmittals bieten eine kontrollierte und nachvollziehbare Möglichkeit, Dokumente aus dem CDE zu teilen. Sie ermöglichen es Ihnen, ausgewählte Dateien an bestimmte Empfänger zu senden und dabei eine vollständige Aufzeichnung darüber zu führen, was wann und an wen gesendet wurde.

1.     Transmittal erstellen

Sie können ein Transmittal auf zwei Arten erstellen:

a.     Aus Dateien im CDE

a.     Wählen Sie die zu sendenden Dateien und/oder Ordner aus.

b.     Klicken Sie im Collaboration-Menüband auf Transmittal erstellen.

c.     Im Transmittal-Panel:

                                                    i.     Geben Sie einen Namen ein

                                                  ii.     Wählen Sie Empfänger aus

                                                 iii.     Wählen Sie die Sichtbarkeit:

1.     Empfänger können einander sehen, oder

2.     Empfänger können nur sich selbst sehen

d.     Überprüfen Sie die ausgewählten Dateien:

                                                    i.     Klicken Sie auf Dateien auswählen, um bei Bedarf Dokumente hinzuzufügen oder zu entfernen

e.     Fügen Sie eine optionale Nachricht hinzu

f.       (Optional) Wählen Sie Mir eine Kopie per E-Mail senden aus

g.     Klicken Sie auf Anwenden, um zu senden

b.     Von der Seite „Transmittals“

a.     Öffnen Sie Transmittals aus dem Seitenpanel

b.     Klicken Sie im Menüband auf Transmittal erstellen

c.     Führen Sie die gleichen Schritte wie oben aus

2.     Transmittal empfangen

Empfänger erhalten eine E-Mail mit den übertragenen Dokumenten.

Durch Klicken auf den Namen des Absenders in der E-Mail werden sie auf die Transmittal-Seite in BIMWorkplace weitergeleitet, wo sie die Dateien anzeigen und herunterladen können.

3.     Transmittal-Details

Auf der Seite Transmittals können Sie auf alle gesendeten Transmittals zugreifen.

Klicken Sie auf ein Transmittal, um Details anzuzeigen:

·        Allgemein

o   Zeigt den Status des Transmittals an

o   Informationen zu Erstellungsdatum und Absender

o   Gesamtzahl der Empfänger, Aufrufe und Downloads

·        Dateien

o   Zeigt alle enthaltenen Dateien und die exakte gesendete Version an

o   Transmittals bewahren die Dateiversionen zum Zeitpunkt des Sendens

o   Wenn neuere Versionen existieren oder wenn die gesendete Version gelöscht wurde, wird ein Warnsymbol angezeigt

o   Laden Sie alle Dateien gleichzeitig als Zip herunter

4.     Seite „Transmittals“

Auf der Hauptseite Transmittals:

·        Liste exportieren

o   Laden Sie eine Excel-Datei mit allen Transmittal-Einträgen herunter

·        Suchen & Filtern

o   Lokalisieren Sie Transmittals schnell mithilfe von Filtern