Review & Approval

UI: Review & Approval / Revisão e aprovação
Zielgruppe: Projektinitiatoren, -prüfer und -genehmiger

Zweck

Erstellung und Durchführung von Dokumenten-Reviews mit Workflows (Schritte, Prüfer, Genehmigung/Ablehnung), abgestimmt auf Approval Flows.

Relevanz

Governance: Nichts geht voran ohne den richtigen Schritt. Kann von Dateien, einem Transmittal oder einem Topic ausgehen. Ohne klare Reviews unterscheidet der CDE nicht zwischen „in Überprüfung“ und „zur Verwendung freigegeben“.

Anwendungsbeispiel

Der Manager erstellt einen Review aus 3 Plänen, wählt den Workflow Technical review → Final approval und startet den Ablauf. Im Schritt Prüfung beansprucht der Prüfer den Schritt (Einzelmodus) und übermittelt die Teilnehmerentscheidung. Wenn der Workflow die Endgültige Genehmigung erreicht, entscheidet der Genehmiger Datei für Datei. Wird eine Datei ABGELEHNT, wird die Endgenehmigung als abgelehnt geschlossen; werden alle GENEHMIGT, wird der Schritt abgeschlossen und die Abschlussaktionen (Attribute / Zielordner) gemäß Vorlage angewendet.

Wer kann es nutzen

Initiatoren, Prüfer und Genehmiger mit einer Rolle im Workflow (und entsprechenden CDE / Projektberechtigungen).

Anatomie des Bildschirms

• Listen Active reviews / Archived reviews.
• Menüband Verwalten / Berichte / Anzeigen.
• Assistent Erstellen (Umfang → … → Zusammenfassung).
• Detailansicht (Blatt): Tabs Information · Dateien · Schritte · Entscheidungen · Historie.

Optionen und Felder

Menüband

Gruppe	Aktionen
Manage	Create Review · Start · Close · Send Back · Send to Initiator · Skip Step · Archive · Delete
Reports	Export CSV · Export Report PDF
View	Filters · Columns · Compare Versions

Spalten / Filter der Liste

Status · ID · Round · Review name · Priority · Initiated by · Next action due · Created on · Files · Progress · Total steps · Current step · Workflow · Next action by · Finished on · Approved · Rejected · Actions.

Filter: Search · Status · Priority · Initiated by · Created on · Next action due · Finished on · Total steps · Current step · Workflow.

Statuses: Draft · Active · Processing · Sent back · Returned · Closed · Archived · Cancelled.
Priorities: Low · Medium · High · Critical.

Erstellungsassistent

Schritte: Scope · Files · Workflow · Reviewers · Details · Summary.

Feld	Funktion
Scope	Documents/files · Transmittal · Topic
Approval workflow	Projekt-Workflow (Vorlage)
Review name / Title · Description · Priority · Due date	Identität des Reviews
Reviewer(s) & Approver(s)	Wer in jedem Schritt entscheidet
Step name · Type (Sequential / Parallel / Consolidation)	Struktur
Reviewer mode (Single / Group)	Ein Prüfer gleichzeitig vs. Gruppe
Rule (All must decide / Any one / Majority)	Quorum in Gruppenschritten
Action upon completion · Copy approved files to · Update attributes when approved	Nach der Genehmigung
Linked references · Completion target folder	Referenzen und Ziel
Save as draft · Create & start	Veröffentlichen

Details / Tabs

Tab	Inhalt
Information	Review ID · Created by · Created · Due · Started · Closed · Progress · Round · Completion target folder · Watchers
Dateien	Liste der Dateien; APPROVE/REJECT-Entscheidungen nur bei der Endgenehmigung; Transmit… · Öffnen · Download
Schritte	Workflow-Schritte, Teilnehmer, Schrittstatus, Entscheidung übermitteln (Prüfschritte)
Entscheidungen	Teilnehmerentscheidungen + Entscheidungen pro Datei (siehe Abschnitt unten)
Historie	Zeitleiste der Aktionen (Start, Beanspruchen, Entscheidungen, Überspringen, Schließen…)

Schritt-Badges: Not Started · Waiting · In Review · Completed · Skipped · Rejected.
Datei-Badges: APPROVE · REJECT (und Projektstatuscodes, falls zugeordnet).

Häufige Aktionen in der Detail-Kopfzeile: Start · Close · Claim step / Schritt beanspruchen · Download PDF · Create transmittal · Menü (Skip step · Recall · Cancel…).

Transmit… in den Dateidetails kann in einigen Status anzeigen „Transmittal is not available yet.“ – erst wenn der Review berechtigt ist (typischerweise geschlossen/genehmigt gemäß den Regeln).

Funktionsweise des Ausführungs-Workflows

Dieser Abschnitt beschreibt das erwartete Verhalten in der App – nützlich für Benutzer und QA.

Zwei Arten von Schritten

Schritttyp	Was der Prüfer tut	Wo in der UI
Prüfung (Zwischenschritt)	Entscheidet im Schritt als Teilnehmer (Schritt genehmigen / ablehnen)	Tab Schritte (und Zusammenfassung in Entscheidungen)
Endgültige Genehmigung (Final approval)	Entscheidet Datei für Datei (APPROVE / REJECT)	Tab Dateien

Derselbe Review kann mehrere Prüfschritte und einen Endgenehmigungsschritt am Ende der Vorlage haben.

Claim step (Schritt beanspruchen)

• Erscheint nur, wenn der aktive Schritt im Modus Single (ein Prüfer gleichzeitig) ist.
• Dient dazu, den Schritt für sich selbst zu reservieren.
• Gibt Dateien in keinem Schritt frei: In den Prüfschritten aktiviert das Beanspruchen nicht APPROVE/REJECT im Tab Dateien.
• In der Endgültigen Genehmigung (Single) ist das Beanspruchen normalerweise erforderlich, bevor man die Dateien entscheiden kann.

Aktiver Prüfschritt

1. Öffnen Sie den Review → Tab Schritte.
2. Wenn der Modus Single ist → Claim step.
3. Entscheidung übermitteln des Teilnehmers in diesem Schritt.
4. Im Tab Dateien ist es normal, die Meldung zu sehen, dass Sie keine Berechtigung haben, über diese Dateien zu entscheiden – Entscheidungen pro Datei gibt es nur bei der Endgenehmigung.

Aktiver Endgenehmigungsschritt

1. Der Schritt muss In Prüfung sein (nicht „Nicht gestartet“).
2. Wenn Single → Claim step.
3. Im Tab Dateien entscheiden Sie jede Datei (APPROVE / REJECT), einzeln oder in Masse, wenn die UI dies zulässt.
4. Jede Datei-Entscheidung wird sofort gespeichert – es gibt keinen Entwurf + „Paket am Ende übermitteln“-Button.
5. Solange der letzte Schritt noch aktiv ist, können Sie die Entscheidung für eine Datei ändern (dieselbe Datei erneut entscheiden).
6. Wenn die letzte Datei eine Entscheidung erhält, konsolidiert das System automatisch:
   • Alle APPROVE → letzter Schritt Abgeschlossen (und der Workflow wird gemäß Vorlage fortgesetzt / geschlossen).
   • Jedes REJECT → letzter Schritt Abgelehnt und der Review wechselt in den entsprechenden Rückgabe-/Schließzustand (Sent back / abgeschlossen abgelehnt in der UI). Es gibt keinen zusätzlichen Bildschirm „Outcome des Pakets bestätigen“.

Nach dem Schließen

• Sie können Datei-Entscheidungen nicht mehr ändern.
• Die Meldung „keine Berechtigung“ im Tab Dateien wird erwartet.
• Der Button Change im Tab Entscheidungen kann immer noch erscheinen und navigiert nur zu Dateien – dort blockiert das System. Das bedeutet nicht, dass die Geschäftsregel falsch ist.

So lesen Sie den Tab Entscheidungen

Es gibt zwei Arten von Entscheidungen im selben Tab:

1. Teilnehmerentscheidungen – Karten pro Person/Schritt (Prüfschritttypen), mit Badge Genehmigt/Abgelehnt.
2. Entscheidungen pro Datei – pro Datei aufgelistet, mit dem Namen des Entscheidungsträgers (Endgenehmigung).

Wichtig:

• Bei der Endgültigen Genehmigung erstellt der Genehmiger keine „Teilnehmer genehmigt/abgelehnt“-Karte im selben Stil wie im Prüfschritt – er entscheidet nur über die Dateien. Daher kann es so aussehen, als ob die Entscheidung des Endbenutzers in den Teilnehmerzählern „fehlt“.
• Die Zähler oben (X genehmigt / Y abgelehnt) zählen nur Teilnehmerentscheidungen, nicht die APPROVE/REJECT der Dateien. Sie können 1 genehmigt / 0 abgelehnt oben sehen und trotzdem eine Datei REJECT in der Liste haben – aktuelles UI-Verhalten, kein Beweis dafür, dass der REJECT ignoriert wurde.

Schnelle Checkliste (erwartet)

Situation	Erwartetes Ergebnis
Tab Dateien im Schritt Prüfung	Meldung „keine Berechtigung zur Entscheidung über Dateien“
Beanspruchen im Prüfschritt	Reserviert den Schritt; gibt APPROVE/REJECT von Dateien nicht frei
Eintritt in die Endgültige Genehmigung + Beanspruchen (Single)	Möglichkeit zur Entscheidung über Dateien
Entscheidung für eine Datei ändern, bevor alle entschieden sind	Erlaubt
Letzte Datei mit 1 REJECT (auch mit anderen APPROVE)	Endschritt Abgelehnt; Workflow schließt ohne zusätzliche manuelle Bestätigung
Alle Dateien APPROVE	Endschritt abgeschlossen / geht weiter
Nach dem Schließen versuchen, Datei zu ändern	Blockiert
Tab Entscheidungen: Endgenehmiger	Erscheint in den Entscheidungen pro Datei, nicht als zweite Teilnehmerkarte von Schritt 1

Nutzung

Öffnen

1. CDE → Review & Approval.
2. Öffnen Sie ein Element unter Active reviews (oder Archived reviews).

Erstellen und Starten

1. Create Review.
2. Durchlaufen Sie den Assistenten (Scope → Files → Workflow → Reviewers → Details → Summary).
3. Create & start (oder Save as draft und dann Start).

Ausführen als Prüfer (Prüfschritt)

1. Öffnen Sie die Details des aktiven Reviews.
2. Tab Schritte → wenn Single, Claim step.
3. Entscheidung übermitteln des Teilnehmers.
4. Erwarten Sie nicht, in diesem Schritt über Dateien zu entscheiden.

Ausführen als Endgenehmiger

1. Bestätigen Sie, dass der aktuelle Schritt Endgültige Genehmigung / Final approval ist und In Prüfung steht.
2. Wenn Single → Claim step.
3. Tab Dateien → APPROVE / REJECT pro Datei.
4. Nach Abschluss der letzten Datei konsolidiert das Ergebnis automatisch (siehe obigen Abschnitt).

Schließen / Archivieren / Übermitteln

1. Wenn der Workflow abgeschlossen ist, verwenden Sie Close / Archive entsprechend dem Status und Ihren Berechtigungen.
2. Create transmittal kann in berechtigten geschlossenen Reviews verfügbar sein.
3. Benachrichtigungen: Project Notifications.

Links

• Approval Flows · Document statuses · CDE Configuration · Transmittals · Topics

Tipps / Häufige Fehler

• „Ich kann nicht über Dateien entscheiden“ im Prüfschritt – erwartet. Nur bei der Endgültigen Genehmigung.
• Beanspruchen hat die Dateien nicht freigegeben – prüfen Sie, ob der aktive Schritt wirklich die Endgenehmigung ist (nicht ein zwischengeschalteter Prüfschritt).
• Ich habe 2 genehmigt und 1 abgelehnt und der Workflow wurde abgelehnt – erwartet: jedes REJECT bei der Endgenehmigung lehnt den Schritt ab. Es gibt keine manuelle Bestätigung des „Pakets“.
• Ich wollte die Entscheidung nach dem Schließen ändern – dies ist nur möglich, solange die Endgenehmigung noch aktiv ist; nach dem Schließen nicht mehr.
• Im Tab Entscheidungen sehe ich nur den Benutzer von Schritt 1 – der Endgenehmiger zählt bei den Entscheidungen pro Datei; die Genehmigt/Abgelehnt-Zähler oben ignorieren Dateien.
• Ohne Workflow/Vorlage im Projekt ist Create eingeschränkt – konfigurieren Sie Approval Flows.
• Anders als Design RFA – RFA.
• Skip Step / Send Back / Recall ändern den Verlauf – mit Bedacht verwenden (Skip markiert den Schritt als ignoriert und geht weiter).