Besprechungsrichtlinie
UI: Besprechungsrichtlinie (BETA) / Meetings Policy
Seitentitel: Projektbesprechungsrichtlinie
Deep link: ?settings=project§ion=project-meetings-policy
Zielgruppe: Admins / Projektmanager mit Zugriff auf Project Settings
Hinweis: BETA-Bereich. Der Deep Link verwendet die ID des Modals; er ist möglicherweise noch nicht auf der Whitelist von VALID_SECTIONS_BY_SCOPE – öffnen Sie über die Seitenleiste Meetings Policy (BETA), wenn der Query-Parameter nicht funktioniert.
Zweck
Definiert die Meeting Intelligence-Richtlinie des Projekts: Transkription, Aufzeichnung, Zustimmung, Recall.ai-Modus, Erfassungs-E-Mail, Ziel von Action Items, AI-Anweisungen, Aufbewahrung und Minuten-Template.
Relevanz
Ohne klare Richtlinie können Bots und Transkripte ohne Zustimmung ausgeführt oder Entscheidungen ohne menschliche Überprüfung angewendet werden. Auto-apply ist standardmäßig ausgeschaltet, bis es explizit eingeschaltet wird.
Anwendungsbeispiel
Der BIM manager aktiviert Transcription enabled und Recording allowed, lässt Auto-apply enabled ausgeschaltet, wählt Recall recording mode = Capture email, aktiviert Project capture email, kopiert die Adresse mi-…@meet.bimworkplace.com in die Outlook-Einladungen, definiert Action items destination = Management tasks und speichert mit Save.
Wer kann es nutzen
Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Project Settings in diesem Projekt. Ohne ausgewähltes Projekt fordert der Bereich zur Auswahl eines Projekts auf.
Bildschirm-Anatomie
- Modal Project Settings (ganzer Bildschirm).
- Linke Seitenleiste: Projektbereiche; aktives Element Meetings Policy (BETA).
- Hauptbereich: Überschrift Project meeting policy + Beschreibung.
- Inline-Leiste Changes + Schaltfläche Save.
- Karte mit Umschaltern, Dropdowns, Erfassungs-E-Mail, AI instructions, Retention, Minutes template und Preferred transcript source.
- Zustände: Loading; Warnung, wenn die Richtlinie nicht verfügbar ist (404).
Optionen und Felder
Toolbar
| Steuerung | Funktion |
|---|---|
| Changes | Anzeige, dass Änderungen gespeichert werden müssen |
| Save | Speichert die Richtlinie im Projekt; deaktiviert, wenn kein „dirty state“ vorliegt oder während des Speicherns |
Toggles
| Steuerung | Funktion |
|---|---|
| Transcription enabled | Ermöglicht das Erfassen oder Hochladen von Transkripten |
| Recording allowed | Ermöglicht Aufzeichnungen vom Anbieter, wenn Zustimmung und Richtlinie dies zulassen |
| Auto-apply enabled | Wendet Vorschläge/Protokolle automatisch an; ausgeschaltet lassen – menschliche Überprüfung ist der sichere Weg |
| Require explicit consent | Erfordert die Zustimmung der Teilnehmer, bevor Meeting-Inhalte verarbeitet werden |
| Project capture email | Weist diesem Projekt eine dedizierte Einladungsadresse im geteilten Erfassungs-Postfach zu |
Capture email
| Steuerung | Funktion |
|---|---|
| Capture email address | Zeigt den Alias (z. B. mi-…@meet.bimworkplace.com) an, nachdem er bereitgestellt wurde |
| Hilfe-Text | Der Alias wird beim Speichern zum geteilten Postfach hinzugefügt; in Google Kalender oder Outlook einladen; BIMWorkplace erstellt die Besprechung, wenn Microsoft Graph die Einladung einliest |
| Nachricht ausstehend | Wenn der Toggle eingeschaltet ist, aber noch keine Adresse vorhanden ist: Save the policy to provision the capture email address. |
Dropdowns
| Steuerung | Werte (EN) | Funktion |
|---|---|---|
| Recall recording mode | Disabled · Manual (schedule per meeting) · Automatic (on calendar sync) · Capture email (invite project address) | Wie/wann der Recall-Bot geplant wird |
| Action items destination | Management tasks · Coordination topics · Tasks and topics | Wohin angewendete Action Items gehen |
| Preferred transcript source | Manual · Microsoft Teams · Google Meet · Recall.ai · Azure AI Speech | Bevorzugte Transkriptionsquelle (Azure AI Speech kann einen Preview-Hinweis haben) |
Beschreibung des Recall-Modus: Manuell plant den Bot pro Meeting; Automatisch fordert Bots bei Kalendersynchronisation an; Capture email plant, wenn Einladungen an die Projekterfassungsadresse gesendet werden.
AI und Aufbewahrung
| Steuerung | Funktion |
|---|---|
| AI instructions | Freitext (max. 4000), der zu den AI-Prompts des Projekts (Vorschläge und Protokolle) hinzugefügt wird. Platzhalter-Beispiel: Always answer in Portuguese… |
| Retention days | Anzahl der Aufbewahrungstage (1–3650) |
Minutes template
| Steuerung | Funktion |
|---|---|
| Minutes template | Abschnitte, die der AI-Protokollentwurf erstellen soll |
| Customize | Wechselt von Standard zu bearbeitbarer Liste |
| Add section | Neuer Abschnitt (nur im Anpassungsmodus) |
| Reset to default | Setzt die Struktur auf Standard zurück |
| Standard in Verwendung | Summary, Notes, Decisions, Conclusions, Next steps |
| Pro Abschnitt: Key · Title · Type · AI instructions | Identität und Format des Abschnitts |
| Type (Werte) | Paragraph · Bullet list · Decision list · Action list |
| Move up / Move down / Remove section | Abschnitt neu anordnen oder löschen |
Leer / Fehler
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Loading… | Richtlinie wird geladen |
| Meeting policy is not available for this project. | Richtlinie nicht verfügbar (z. B. 404) |
| Select a project to manage meetings policy. | Kein Projekt im Navigationskontext |
Wie man es benutzt
Öffnen
- Mit einem geöffneten Projekt: Avatar/Menü → Project Settings oder Projekt-Einstellungen-Verknüpfung.
- Seitenleiste: Meetings Policy (BETA).
- Optional:
?settings=project§ion=project-meetings-policy(wenn der Deep Link in Ihrer Umgebung aktiv ist).
Konfigurieren und speichern
- Passen Sie die Toggles an (Transkription, Aufzeichnung, Auto-apply, Zustimmung).
- Wählen Sie Recall recording mode und, wenn Sie Capture email verwenden, aktivieren Sie Project capture email → Save → kopieren Sie die angezeigte Adresse.
- Definieren Sie Action items destination, AI instructions, Retention days.
- Optional: Customize im Minutes template; Abschnitte hinzufügen/neu anordnen.
- Wählen Sie Preferred transcript source.
- Save in der Changes-Leiste.
Links
- Meetings – Hub für Besprechungen / Protokolle
- Integrations – Kalenderverbindungen / Anbieter
- Project Info · Workplace vs Project
Tipps / häufige Fehler
- Lassen Sie Auto-apply enabled ausgeschaltet, bis das Team den Vorschlägen vertraut.
- Ohne Save nach dem Aktivieren von Project capture email existiert die Adresse noch nicht (provision).
- Laden Sie den Erfassungs-Alias zu den Ereignissen ein; ohne dass Graph das Postfach einliest, wird die Besprechung nicht erstellt.
- Toast Could not save the meeting policy → Berechtigungen / Netzwerk überprüfen und erneut versuchen.
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