Review & Approval

UI: Review & Approval / Überprüfung und Freigabe
Zielgruppe: Initiatoren, Prüfer und Freigeber des Projekts

Zweck

Dokumentenprüfungen mit Workflow (Schritte, Prüfer, Freigeben/Ablehnen) erstellen und ausführen, abgestimmt auf Approval Flows.

Relevanz

Governance: Nichts geht voran ohne den richtigen Schritt. Kann von Dateien, einem Transmittal oder einem Topic ausgehen. Ohne klare Reviews unterscheidet der CDE nicht zwischen „in Überprüfung“ und „zur Nutzung freigegeben“.

Anwendungsbeispiel

Der Manager erstellt einen Review aus 3 Plänen, wählt den Workflow Technical review → Final approval, startet den Flow. Im Schritt Revisão beansprucht der Prüfer den Schritt (Single-Modus) und übermittelt die Teilnehmerentscheidung. Wenn der Flow die Aprovação final erreicht, entscheidet der Freigeber Datei für Datei. Wenn eine Datei ABGELEHNT wird, wird die endgültige Freigabe als abgelehnt geschlossen; wenn alle ZUGELASSEN werden, wird der Schritt abgeschlossen und die Abschlussaktionen (Attribute / Zielordner) gemäß Vorlage angewendet.

Wer kann es nutzen

Initiatoren, Prüfer und Freigeber mit einer Rolle im Flow (und entsprechenden CDE-/Projektberechtigungen).

Bildschirm-Anatomie

• Listen Active reviews / Archived reviews.
• Ribbon Manage / Reports / View.
• Wizard Create (Scope → … → Summary).
• Detail (sheet): Tabs Informationen · Dateien · Schritte · Entscheidungen · Verlauf.

Optionen und Felder

Ribbon

Gruppe	Aktionen
Manage	Create Review · Start · Close · Send Back · Send to Initiator · Skip Step · Archive · Delete
Reports	Export CSV · Export Report PDF
View	Filters · Columns · Compare Versions

Spalten / Filter der Liste

Status · ID · Round · Review name · Priority · Initiated by · Next action due · Created on · Files · Progress · Total steps · Current step · Workflow · Next action by · Finished on · Approved · Rejected · Actions.

Filter: Search · Status · Priority · Initiated by · Created on · Next action due · Finished on · Total steps · Current step · Workflow.

Statuses: Draft · Active · Processing · Sent back · Returned · Closed · Archived · Cancelled.
Priorities: Low · Medium · High · Critical.

Create wizard

Schritte: Scope · Files · Workflow · Reviewers · Details · Summary.

Feld	Funktion
Scope	Documents/files · Transmittal · Topic
Approval workflow	Projekt-Flow (Vorlage)
Review name / Title · Description · Priority · Due date	Identität des Reviews
Reviewer(s) & Approver(s)	Wer in jedem Schritt entscheidet
Step name · Type (Sequential / Parallel / Consolidation)	Struktur
Reviewer mode (Single / Group)	Ein Prüfer gleichzeitig vs. Gruppe
Rule (All must decide / Any one / Majority)	Quorum in Gruppenschritten
Action upon completion · Copy approved files to · Update attributes when approved	Nach der Freigabe
Linked references · Completion target folder	Referenzen und Ziel
Save as draft · Create & start	Veröffentlichen

Detail / Tabs

Tab	Inhalt
Informationen	Review ID · Created by · Created · Due · Started · Closed · Progress · Round · Completion target folder · Watchers
Dateien	Liste der Dateien; Entscheidungen APPROVE/REJECT nur bei der endgültigen Freigabe; Transmit… · Öffnen · Download
Schritte	Workflow-Schritte, Teilnehmer, Schrittstatus, Entscheidung übermitteln (Revisionsschritte)
Entscheidungen	Teilnehmerentscheidungen + Entscheidungen pro Datei (siehe Abschnitt unten)
Verlauf	Zeitleiste der Aktionen (Start, Claim, Entscheidungen, Skip, Close…)

Schritt-Badges: Not Started · Waiting · In Review · Completed · Skipped · Rejected.
Datei-Badges: APPROVE · REJECT (und Projektstatuscodes, falls zugeordnet).

Häufige Aktionen im Detail-Header: Start · Close · Claim step / Schritt beanspruchen · Download PDF · Create transmittal · Menü (Skip step · Recall · Cancel…).

Transmit… in den Dateidetails kann „Transmittal is not available yet.“ in einigen Status anzeigen — erst nachdem der Review berechtigt ist (typischerweise geschlossen/freigegeben gemäß Regeln).

Wie der Ausführungs-Flow funktioniert

Dieser Abschnitt beschreibt das erwartete Verhalten in der App — nützlich für Benutzer und für die QA.

Zwei Arten von Schritten

Schritttyp	Was der Prüfer tut	Wo in der UI
Überprüfung (Zwischenschritt)	Entscheidet im Schritt als Teilnehmer (Schritt freigeben / ablehnen)	Tab Schritte (und Zusammenfassung unter Entscheidungen)
Endgültige Freigabe (Final approval)	Entscheidet Datei für Datei (APPROVE / REJECT)	Tab Dateien

Derselbe Review kann mehrere Überprüfungsschritte und einen endgültigen Freigabeschritt am Ende der Vorlage haben.

Claim step (Schritt beanspruchen)

• Erscheint nur, wenn der aktive Schritt im Single-Modus ist (ein Prüfer gleichzeitig).
• Dient dazu, den Schritt für dich zu reservieren.
• Gibt in keinem Schritt „Modelle/Dateien frei“: In den Überprüfungsschritten aktiviert der Claim nicht APPROVE/REJECT im Tab Dateien.
• Bei der Endgültigen Freigabe (Single) ist der Claim normalerweise notwendig, bevor du die Dateien entscheiden kannst.

Aktiver Überprüfungsschritt

1. Review öffnen → Tab Schritte.
2. Wenn der Modus Single ist → Claim step.
3. Entscheidung des Teilnehmers in diesem Schritt übermitteln.
4. Im Tab Dateien ist es normal, die Meldung zu sehen, dass du keine Berechtigung hast, über diese Dateien zu entscheiden — Entscheidungen pro Datei gibt es nur bei der endgültigen Freigabe.

Aktiver Schritt der endgültigen Freigabe

1. Der Schritt muss In Überprüfung sein (nicht „Nicht gestartet“).
2. Wenn Single → Claim step.
3. Im Tab Dateien jede Datei entscheiden (APPROVE / REJECT), einzeln oder in Masse, wenn die UI dies zulässt.
4. Jede Datei-Entscheidung wird sofort gespeichert — es gibt keinen Entwurf + „Paket am Ende übermitteln“-Button.
5. Solange der letzte Schritt noch aktiv ist, kannst du die Entscheidung einer Datei ändern (dieselbe Datei erneut entscheiden).
6. Wenn die letzte Datei eine Entscheidung erhält, konsolidiert das System automatisch:
   • Alle APPROVE → letzter Schritt Abgeschlossen (und der Flow wird gemäß Vorlage fortgesetzt / geschlossen).
   • Jede REJECT → letzter Schritt Abgelehnt und der Review wechselt in den entsprechenden Rückgabe-/Schließungsstatus (Sent back / abgeschlossen abgelehnt in der UI). Es gibt keinen zusätzlichen Bildschirm „Ausgang des Pakets bestätigen“.

Nach dem Abschluss

• Du kannst Datei-Entscheidungen nicht mehr ändern.
• Die Meldung „keine Berechtigung“ im Tab Dateien wird erwartet.
• Der Button Change im Tab Entscheidungen kann immer noch erscheinen und navigiert nur zu Dateien — dort blockiert das System. Dies bedeutet nicht, dass die Geschäftsregel falsch ist.

Wie man den Tab Entscheidungen liest

Es gibt zwei Arten von Entscheidungen auf demselben Tab:

1. Teilnehmerentscheidungen — Karten pro Person/Schritt (Überprüfungsschritte), mit Badge Freigegeben/Abgelehnt.
2. Entscheidungen pro Datei — nach Datei aufgelistet, mit dem Namen des Entscheiders (endgültige Freigabe).

Wichtig:

• Bei der Endgültigen Freigabe erstellt der Freigeber keine „Teilnehmer Freigegeben/Abgelehnt“-Karte im selben Stil wie im Überprüfungsschritt — er entscheidet nur über die Dateien. Daher kann es so aussehen, als würde die Entscheidung des Endbenutzers in den Teilnehmerzählern „fehlen“.
• Die Zähler oben (X genehmigt / Y abgelehnt) zählen nur Teilnehmerentscheidungen, nicht die APPROVE/REJECT der Dateien. Du könntest 1 genehmigt / 0 abgelehnt oben sehen und trotzdem eine Datei REJECT in der Liste haben — aktuelles UI-Verhalten, kein Beweis, dass der REJECT ignoriert wurde.

Schnelle Checkliste (erwartet)

Situation	Erwartetes Ergebnis
Tab Dateien im Schritt Überprüfung	Meldung „keine Berechtigung zur Dateientscheidung“
Claim im Schritt Überprüfung	Reserviert den Schritt; gibt nicht APPROVE/REJECT von Dateien frei
Eintreten in Endgültige Freigabe + Claim (Single)	Kann Dateien entscheiden
Entscheidung einer Datei ändern, bevor alle entschieden sind	Erlaubt
Letzte Datei mit 1 REJECT (auch wenn andere APPROVE)	Letzter Schritt Abgelehnt; Flow schließt ohne zusätzliche manuelle Bestätigung
Alle Dateien APPROVE	Letzter Schritt abgeschlossen / geht weiter
Nach dem Schließen versuchen, Datei zu ändern	Blockiert
Tab Entscheidungen: Endfreigeber	Erscheint in den Entscheidungen pro Datei, nicht als zweite Teilnehmerkarte von Schritt 1

Wie man es benutzt

Öffnen

1. CDE → Review & Approval.
2. Öffne einen Eintrag in Active reviews (oder Archived reviews).

Erstellen und starten

1. Create Review.
2. Den Wizard durchlaufen (Scope → Files → Workflow → Reviewers → Details → Summary).
3. Create & start (oder Save as draft und dann Start).

Als Prüfer ausführen (Überprüfungsschritt)

1. Die Details des aktiven Reviews öffnen.
2. Tab Schritte → falls Single, Claim step.
3. Teilnehmerentscheidung übermitteln.
4. Erwarte nicht, in diesem Schritt Dateien zu entscheiden.

Als Endfreigeber ausführen

1. Bestätige, dass der aktuelle Schritt Aprovação final / Final approval ist und In Überprüfung steht.
2. Falls Single → Claim step.
3. Tab Dateien → APPROVE / REJECT pro Datei.
4. Wenn die letzte Datei abgeschlossen ist, konsolidiert sich das Ergebnis automatisch (siehe Abschnitt oben).

Schließen / Archivieren / Übermitteln

1. Wenn der Flow beendet ist, benutze Close / Archive gemäß Status und deinen Berechtigungen.
2. Create transmittal kann in geeigneten geschlossenen Reviews verfügbar sein.
3. Benachrichtigungen: Project Notifications.

Links

• Approval Flows · Document statuses · CDE Configuration · Transmittals · Topics

Tipps / Häufige Fehler

• „Ich kann Dateien im Überprüfungsschritt nicht entscheiden“ — erwartet. Nur bei der Endgültigen Freigabe.
• Claim hat die Dateien nicht freigegeben — bestätige, dass der aktive Schritt tatsächlich die endgültige Freigabe ist (nicht ein Zwischenschritt).
• Ich habe 2 genehmigt und 1 abgelehnt, und der Flow wurde abgelehnt — erwartet: Jede REJECT in der endgültigen Freigabe lehnt den Schritt ab. Es gibt keine manuelle Bestätigung des „Pakets“.
• Ich wollte die Entscheidung nach dem Schließen ändern — nur möglich, solange die endgültige Freigabe noch aktiv ist; nach dem Schließen nicht.
• Im Tab Entscheidungen sehe ich nur den Benutzer von Schritt 1 — der Endfreigeber zählt bei den Entscheidungen pro Datei; die Zähler Genehmigt/Abgelehnt oben ignorieren Dateien.
• Ohne Workflow/Vorlage im Projekt ist Create eingeschränkt — konfiguriere Approval Flows.
• Anders als Design RFA — RFA.
• Skip Step / Send Back / Recall ändern den Verlauf — mit Bedacht verwenden (Skip markiert den Schritt als ignoriert und geht weiter).